Öffentlichkeitsarbeit bei einer Großveranstaltung
Der Deutsche Feuerwehrtag 2000 als mediales Ereignis

Jeder kann es aufgrund seiner eigenen Wahrnehmung bestätigen: Die Medienlandschaft befindet sich in einem rasanten Umbruch. Waren die Konsumenten vor wenigen Jahren noch mit drei Fernsehprogrammen zufrieden und fühlten sich rundum informiert, so können sie heute auf 30 und mehr Programme zugreifen. Ähnliche Entwicklungen finden bei den Print-Medien statt. Geht man nur in eine mittelmäßig ausgestattete Bahnhofsbuchhandlung, findet man Fachzeitschriften für jede Nische und jedes Hobby. Daneben gesellen sich Publikums- und Programmzeitschriften, sowie Lifestyle-Magazine, deren Vielfalt unüberschaubar ist und die manches Mal so schnell wieder verschwinden, wie sie erschienen sind.

Mit dieser Entwicklung einher geht eine einschneidende Veränderung des Fernseh-, Hör- und Leseverhaltens. Signifikantes Beispiel dafür ist der hektische Zapper, der sich von Programm zu Programm hangelt, kurz innehält, um gleich darauf einen neuen Rundgang durch die Kanäle zu beginnen. Der schnelle, kurze und wenig anspruchsvolle Überblick ist angesagt, die Information wird in kleine Salamistückchen zerhackt oder bleibt vollständig auf der Strecke. Eine der letzten Bastionen, die noch eine Zeit lang ihr qualitativ hochwertiges Programm aufrecht erhielten, waren die öffentlich-rechtlichen Sendeanstalten. Doch auch hier tritt eine zunehmende Anpassung an die kommerziellen Anbieter ein. Die Verkehrssender haben sich zum Ableger von Realityradios entwickelt, die notariell überwachte Ziehung der Lottozahlen wurde zu einer Lottoshow mit fragwürdigem Unterhaltungswert aufgeblasen. Selbst die Nachrichtensendungen entwickeln sich zur "Reality-Show", bei der die Reporter und Kameraleute unter nahkampfähnlichen Rahmenbedingungen den genervten Politikern einen Satz zu entlocken versuchen.

Vor diesem Hintergrund erweist sich die Öffentlichkeitsarbeit bei einer Großveranstaltung wie dem Deutschen Feuerwehrtag als ein schwieriges Unterfangen. Das ist auch nachvollziehbar, löscht der DFV und seine 16 Landesfeuerwehrverbände weder Feuer noch befreien sie eingeklemmte Personen aus Fahrzeugen. Als Außenstehendem wird deshalb dem Pressevertreter der direkte Nutzen dieses Verbandes nur schwer ersichtlich. Eine wichtige Aufgabe für die Zukunft ist es dies zu ändern. Dazu gehört dann auch verstärkt gesellschaftspolitische Positionen der Feuerwehr zu entwickeln und darzustellen.

Anders hingegen ist es bei der Berichterstattung über die Arbeit der Feuerwehren vor Ort. Hier ist der Lokalbezug als wichtiges Moment in der Pressearbeit gegeben. Die Chancen für den geplagten Pressewart (welche historische Bezeichnung für den Medienbetreuer ähnlich attraktiv wie Notenwart oder Turnwart) stehen gut, neben Einsatzberichten auch seine regulären Veranstaltungen zu vermarkten. Zunehmend schwieriger wird es, Feuerwehrveranstaltungen wie Kreisfeuerwehrtage oder Landesfeuerwehrtage zu “verkaufen“.

Am Beispiel des Deutschen Feuerwehrtages verbunden mit der Fachmesse Interschutz in Augsburg wird nachstehend ausschließlich die Öffentlichkeitsarbeit des DFV dargestellt. Beteiligt waren bei diesem Großereignis allerdings verschiedene Partner. Die Aufgabenteilung ergab sich dabei zwangsläufig aus der Zuständigkeit der beiden Veranstalter: Die Deutsche Messe AG für die kommerzielle Fachmesse Interschutz (ideell getragen von der vfdb) und der Deutsche Feuerwehrtag. Hier saßen neben dem Deutschen Feuerwehrverband (DFV) als Partner auch der Landesfeuerwehrverband Bayern sowie die Stadt Augsburg mit im Boot.

Die Vorbereitungsphase

Gerade bei Großveranstaltungen ist die frühzeitige Bedienung der Zielgruppen mit Informationen besonders von Wichtigkeit. Bereits in der Vorbereitungsphase - also mehrere Jahre vorab – wurde die Presse informiert. Diese Informationen richteten sich zunächst in Form von Pressekonferenzen oder Presseinformationen an die Feuerwehrfachpresse und die Tageszeitungen vor Ort. Sechs Monate vor der Veranstaltung wurden die Presseinformationen verdichtet, um facettenreicher über die geplanten Veranstaltungen zu berichten. Die deutsche Feuerwehrfachpresse wurde vom DFV zu einer Pressekonferenz eingeladen, um aktuell zu informieren und die Erwartungshaltung bzw. den Bedarf der Fachjournalisten kennen zu lernen. Leider war nicht die Beteiligung aller Fachpublikationen gegeben - insbesondere nicht von einer bekannten Fachzeitschrift, die im nachhinein einem freien Journalisten die Plattform für einen wenig konstruktiven Bericht über die DFV-Pressearbeit in Augsburg bot.

Kurz vor der Veranstaltung wurden ganz intensiv Kontakte zu der Presse in Bayern, zu Fernsehsendern sowie deutschen Presseagenturen aufgebaut. Im Vorfeld der Veranstaltungen gab es gerade in der Region eine rege Berichterstattung. Des weiteren waren die organisatorischen Vorbereitungen und die notwendigen Absprachen zu treffen. Dies bezog sich zum einen auf die räumlichen Voraussetzungen - die in Augsburg eher beengt waren - , die technische Ausstattung des Pressebüros und auf die personellen Vorgaben. Es wurde ein Presse-Team aus hauptberuflichen Journalisten gebildet, das sich in Augsburg ganz neu konstituierte. Die Mitglieder kamen alle aus dem Fach: Tageszeitungs- oder Fachjournalisten sowie Mitarbeiter von Presseabteilungen, die den täglich Umgang mit der Presse gewöhnt und außerdem in der Feuerwehr tätig sind.
Dies ist wichtig, um die Komplexität des gesamten Bereiches Feuerwehr mit dem nötigen Hintergrundwissen zu vermitteln. Das Team Öffentlichkeitsarbeit setzte sich aus 10 Journalisten und 3 Personen zur Unterstützung in verschiedenen Bereichen zusammen, die ehrenamtlich tätig waren. Auf der Basis eines teamorientierten Arbeitens wurde ein Leiter des DFV-Presseteams für die Abstimmung und als pressrechtlich Verantwortlicher eingesetzt sowie grundlegende Arbeitszuweisungen vorgenommen.

Der Deutsche Feuerwehrverband hat im übrigen auf die eigene Akkreditierung von Journalisten bewusst verzichtet, da diese bereits von der Messegesellschaft für die INTERSCHUTZ vorgenommen wurde. Es erschien nicht sinnvoll, diese Prozedur noch einmal mit einem erheblichen Aufwand parallel durchzuführen. Und worin sollten sich die Zugangsbedingungen des DFV von denen der Messe unterscheiden? Bei Nachfrage erhielten alle akkreditierten Journalisten zu den Sonderveranstaltungen des Deutschen Feuerwehrverbandes den freien Zutritt. Die beiden Ausnahmen stellten aufgrund des beschränkten Platzangebotes die Galaveranstaltung des DFV und die Premiere der Augsburger Puppenkisten dar. Zu dieser Veranstaltung arrangierte allerdings das Presseteam einen "Blick hinter die Kulissen", der von interessierten Journalisten und Fotografen genutzt wurde.

Neben den räumlichen Voraussetzungen waren für die Arbeitsfähigkeit das Mobiliar anzumieten, ein Netzwerk mit Personalcomputern (PC) zu installieren sowie die Kommunikationsvoraussetzungen (Telefon, Telefax, Internetanschluss) zu schaffen. Dem DFV-Team wurde zur Sicherstellung der Kommunikation und zur lückenlosen Erreichbarkeit Handys zur Verfügung gestellt. Den Pressevertretern wurden im Pressezentrum fünf computergestützte Arbeitplätze mit Datenübertragungsmöglichkeiten bereitgestellt.

Das Team Öffentlichkeitsarbeit in der heißen Phase

Diese begann bereits vor der eigentlichen Messeeröffnung am Dienstag Vormittag. Bereits am Samstag begannen die 18. Radweltmeisterschaften der Feuerwehren und einige CTIF-Veranstaltungen, die vom Presse-Team begleitet wurden. Zum Auftakt der Gesamtveranstaltung - also Deutscher Feuerwehrtag und Fachmesse Interschutz- wurde ein Begrüßungsschreiben mit wichtigen Hinweisen für alle Journalisten ausgegeben. Ein darin angekündigtes tägliches Pressegespräch um 17.00 Uhr fand an zwei Tagen statt und wurde dann mangels Interesse seitens der Presse eingestellt. Problematisch war die große Fülle der Veranstaltungen, die betreut werden musste. So wurde täglich vom Teamchef festgelegt, welche Veranstaltung personell von wem zu betreuen war.

Die zeitliche Beanspruchung an das Presse-Team stieg gerade beim Besuch von Bundespräsident Rau und Bundeskanzler Schröder. Trotzdem konnten zahlreiche Interviews vermittelt, telefonische Nachfragen von den Zeitungsredaktionen, von Rundfunk- und Fernsehanstalten und von Pressevertretern vor Ort befriedigt werden.
Dazu gehörte auch das Angebot eines professionellen Bilder-Service des DFV Presse-Teams für Printmedien. Insgesamt verfasste das Presse-Team 40 Presseerklärungen, die per Fax an alle Presseagenturen und großen Zeitungen versandt, kopiert und im Pressezentrum ausgelegt sowie ins Internet gestellt wurden. Mit der aktuellen Berichterstattung über die Feuerwehrveranstaltungen von Augsburg im Internet ging das Presse-Team erfolgreich neue Wege bei der Öffentlichkeitsarbeit.

Die räumliche Kompaktheit des Pressezentrums erforderte von den Journalisten ein Arbeiten unter realen Redaktionsbedingungen von Tageszeitungen, die Unruhe und zahlreichen Störfaktoren einschlossen. Problematisch war die Kommunikation über Handys auf dem Messegelände, die aus nicht nachvollziehbaren Gründen nicht immer Gespräche zuließen und somit kurzfristige Abstimmungen erschwerten. Dennoch stand der Service am Kunden - also das Bearbeiten persönlicher und telefonischer Anfragen - im Vordergrund der Tätigkeit, die sehr viele Pressevertreter positiv bewerteten.

Nachbereitung einer Veranstaltung

Hier heißt es, selbstkritisch vorzugehen und die Erfahrungen zwecks Optimierung für die Zukunft auszuwerten - sei es inhaltlich oder organisatorisch. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass auch der Auftritt einiger Führungskräfte bei Interviews optimiert werden sollte.
Die Veranstaltung hat gezeigt, dass ausschließlich Spektakuläres in den überregionalen Tagesmedien Beachtung fand. Die Aussage des Präsidenten des Deutschen Feuerwehr-verbandes auf einer Pressekonferenz, künftig unter Umständen auch die Ökosteuer zur Mitfinanzierung der Feuerwehren heranzuziehen, fand umgehend großes Echo in der Tagespresse und bei den Presseagenturen. Gleiches galt für die Bildberichterstattung. Hier hatten einschlägig inszenierte Fotoaufnahmen eine Chance auf flächendeckenden Abdruck, wie etwa beim Besuch des Bundespräsidenten in Halle fünf, der sich plötzlich von zwei wohlproportionierten weiblichen Feuerteufelchen flankiert sah.
Trotzdem war es möglich, das wichtige Anliegen der Feuerwehren, nämlich die Einführung der Sozialversicherungspflicht für Aufwandsentschädigungen zu verhindern, breit und erfolgreich in den Medien zu streuen.

Aber nicht jeder Einsatz des Presse-Teams war von Erfolg gekrönt. So ist die zeitlich sehr aufwändige Betreuung eines Fernseh-Teams noch kein Garant für den ersehnten Sendeplatz im Nachrichtenblock. Ein namhafter Privatsender wurde den ganzen Tag sehr fachkundig betreut, der Beitrag vom Fernsehteam sendefertig gemacht, doch die Hauptredaktion setzte den Beitrag aus tagesaktuellen Gründen ab.

Auch ein größeres Interview mit der Frauensprecherin des DFV für die Bild-Zeitung viel kleiner aus als geplant. Schuld daran war die Deutsche Fußball-Nationalmannschaft durch ihr Ausscheiden bei der EM. Dafür bekam sie vier Seiten im Boulevard-Blatt und der DFV weniger Platz für das Interview.

Positiv ist die Berichterstattung durch die süddeutschen ARD-Anstalten BR und SWR zu bewerten, die umfassenden Berichte produzierten, die deutschlandweit zu sehen waren.

Eine Erfahrung war, dass der Personalbedarf an die Gesamtveranstaltung anzupassen bzw. zu erhöhen ist, da einige Bereiche nicht so betreut werden konnten wie vorgesehen.
Trotz intensiver Vorbereitung sind die Kontakte zur überregionalen Presse bei solchen Großveranstaltungen noch stärker zu intensivieren - insbesondere zu Pressevertretern in sämtlichen Ballungsräumen Deutschlands. Hier könnte das Presse-Team schnell, direkt und unkompliziert die Journalistenkolleginnen und -kollegen mit Informationen aus erster Hand bedienen, damit sie nicht ausschließlich auf Kurzinfos der Presseagenturen angewiesen sind.

Neue Medien als Erfolg

Der Einsatz der neuen Medien bewährte sich - so sind die Internetzugriffe auf die Homepage des Deutschen Feuerwehrverbandes während der Messe um rund 400 % gestiegen. Auch waren sämtliche Pressemitteilungen auf der Homepage des DFV abrufbar. Außerordentlich bewährt hat sich die Einbindung eines Radiosenders in die Öffentlichkeitsarbeit in Augsburg. Ein Medium, das insbesondere die Landesfeuerwehrverbände künftig öfters nutzen sollten. Hier wurden Sendeplätze direkt belegt - und kontinuierlich Bilder ins Internet gestellt.

Wie aus dieser umfassenden Darstellung zu sehen ist, ist die Öffentlichkeitsarbeit bei einer solchen Großveranstaltung schwierig umzusetzen - wenn sie auch aus der Sicht des Deutschen Feuerwehrverbandes erfolgreich war. Konstruktive Kritik im nachhinein gerade von Außenstehenden ist positiv, besonders wenn sie fundiert ist.
Allzu oft verfallen wir in eine gewisse Betriebsblindheit und überschätzen den Wirkungsgrad unserer Arbeit bei der restlichen Bevölkerung. Das führt zu Fehleinschätzungen und auch Unmut gegenüber Pressevertretern, die unsere Arbeit vermeintlich nicht ausreichend durch Veröffentlichungen würdigen.

Aber das geht leider selbst einem großen deutschen Fahrzeughersteller, der die Stiftung "Hilfe für Helfer" ins Leben gerufen hat ebenso. Die Resonanz einer Presseaussendung von über 500 Informationen mittels Fax an die Tagespresse war wenig erfolgreich.

Abschließend ein besonderer Dank an alle, die sich aktiv für die Öffentlichkeitsarbeit des Deutschen Feuerwehrverbandes bei dieser Veranstaltung eingesetzt haben.

Im Interesse des deutschen Brandschutzwesens wird auch künftig eine zeitgemäße Öffentlichkeitsarbeit dringender denn je sein. Der Deutsche Feuerwehrverband wird hier Verantwortung zukunftsorientiert übernehmen.

Ralf Ackermann
Vizepräsident